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Text File  |  1992-03-25  |  13KB  |  287 lines
  1.  
  2.                                   Overview:
  3.  
  4.                  All Reports fit into a standard briefcase!
  5.  
  6. Al∞  oµ  thσ  report≤ arσ printeΣ ou⌠ oε standarΣ ╕ 1/2ó  b∙  11ó  compute≥ ì
  7. paper¼ s∩ tha⌠ yo⌡ caε carr∙ thi≤ informatioε witΦ yo⌡  wheε yo⌡ arσ oε thσ ì
  8. road« Thi≤ free≤ yo⌡ froφ havinτ t∩ bσ tieΣ t∩ you≥ compute≥ int∩ orde≥  t∩ ì
  9. retrievσá  Patien⌠á data«á Fo≥ example¼á whilσ yo⌡ arσ iε ß hote∞á rooφá a⌠  ì
  10. 10PM¼á yo⌡á  caε refe≥ t∩  you≥ report≤ t∩ answe≥ question≤ sucΦ as║á  "Wh∩  ì
  11. arσá  m∙ Patient≤  iε Denver¼á thσ name≤ oµ thσ contact≤ a⌠á eacΦá company¼ ì
  12. thei≥á  phonσá numbers¼á  anΣ  wha⌠ comment≤ havσ ╔ recordeΣ abou⌠ theφá iε  ì
  13. thσá  electroniπá Rolode° [TM▌ a≤ wel∞ a≤ oε an∙ subsequen⌠ phonσá call≤á ╔ ì
  14. madσ t∩ them?"
  15.  
  16.  
  17. At the bottom of your screen, you will observe this phrase:
  18.  
  19.         "Category Selected."
  20.  
  21. WitΦ  thi≤ option¼ yo⌡ caε "layer-inó u≡ t∩ 99,999,99╣ differen⌠ layer≤  o≥ ì
  22. grouping≤ oµ Patients«   Oncσ yo⌡ identif∙ ß ne≈ grou≡ oµ Patients¼ sucΦ a≤ ì
  23. ßá newly-purchaseΣá  mailinτ list¼á yo⌡ caε separatσ theφá b∙á assigninτá ß  ì
  24. uniquσáá CATEGOR┘á numbe≥á t∩á thσá grou≡á whilσá yo⌡á arσá enterinτá thei≥ ì
  25. informatioε  int∩ thσ Persoε file«  
  26.  
  27. Thi≤  "layeringó  effec⌠ wil∞ theε appl∙ t∩ thσ datß wheneve≥ yo⌡  wisΦ  t∩ ì
  28. prin⌠  label≤  o≥  reports«  Thσ datß wil∞ appea≥ t∩ bσ  groupeΣ  int∩  thσ ì
  29. categorie≤ tha⌠ yo⌡ designated.
  30.  
  31. For  more  information on how this works, go to the Main Program  Menu  and ì
  32. enter option 8, 'Select Category'.
  33.  
  34.  
  35.                                ==============
  36.                                |  OPTION 1: |
  37.                                ==============
  38.  
  39. Optioε  ▒  produce≤  onσ repor⌠ froφ thσ Patien⌠  file«á   Yo⌡  havσ  thesσ ì
  40. selection≤ available:
  41.  
  42.                        1 = report based on company name, no Form Feed
  43.                        2 = report by last name
  44.                        3 = report by first name
  45.                        4 = report by city
  46.                        5 = report by category, then company name
  47.                        6 = report by phone
  48.                        7 = report by state
  49.                        8 = report by zip code
  50.                        9 = report by 'referred by'
  51.                       10 = report by address, line 1
  52.                            [see Help file at Reports Menu for logic]
  53.                       11 = report by company name, with Form Feed
  54.                       12 = Day-timer [TM] Sr, by last name
  55.                       13 = Day-timer [TM] Jr, by last nameè                      14 = Day-timer [TM] Sr, by Company name
  56.                       15 = Day-timer [TM] Jr, by Company name
  57.                       16 = report by Priority, if any
  58.                       17 = Modified company name, no Form Feed
  59.  
  60.  
  61. Selection≤ ▒ anΣ 1▒ arσ similar«  Selectioε ▒ wil∞ ruε al∞ record≤ togethe≥ ì
  62. oε  ß page¼ whilσ numbe≥ 1▒ issue≤ ß forφ feeΣ t∩ thσ printe≥ ever∙ timσ  ß ì
  63. ne≈ compan∙ namσ appears.
  64.  
  65.                       ==╜  Option≤ 1▓ througΦ 1╡  ===
  66.  
  67. Fo≥  thosσ oµ yo⌡ wh∩ arσ currentl∙ usinτ Loose-Leaµ Day-Timer≤ [TM]¼  thi≤ ì
  68. prograφ  wil∞ prin⌠ oε continuou≤ form≤ tha⌠ Day-Timer≤ [TM]¼  Inc«  sells«  ì
  69. Oncσ  removeΣ froφ thei≥ perforations¼ thesσ continuou≤ form≤ becomσ  loosσ ì
  70. sheet≤  tha⌠ yo⌡ caε inser⌠ int∩ eithe≥ thei≥ Junio≥ o≥ Senio≥ Desδ  Loose-ì
  71. Leaµ binders.
  72.  
  73. Thi≤  prograφ  wil∞ creatσ aε alphabetizeΣ 'Addres≤ anΣ  Phonσ  Directory,º ì
  74. witΦ pagσ break≤ betweeε eacΦ ne≈ lette≥ oµ thσ alphabet.
  75.  
  76. Iµ  yo⌡ wisΦ t∩ prin⌠ aε 'Addres≤ anΣ Phonσ Directoryº fo≥ jus⌠ onσ  lette≥ ì
  77. iεá thσá alphabet¼á theε g∩ t∩ thσ Selectioεá Criterißá Menu¼á anΣá observσ ì
  78. selectioε 4:
  79.  
  80.              4)  Select by character: leftmost character used 
  81.                      [first/last name, company, city]    
  82.  
  83. If  you  wish  to select only those records that BEGIN with the  letter  or ì
  84. letters  your enter,  then this selection will retrieve those records  that ì
  85. start with the leftmost character or characters you requested.
  86.  
  87.  
  88.  
  89.                ===  Note on logic of address line one:  ===
  90.  
  91. The  program  will  attempt  to  sort first  by  street,  then  by  number.  ì
  92. Specifically,  this report looks for the first blank space and then assumes ì
  93. that the characters to the left are the street numbers while the characters ì
  94. to the right are the street name.   Let's say,  for example,  that you  had ì
  95. entered these lines for address line one in three records:
  96.  
  97.                              '1103 Elm Street'
  98.                              '152 Elm Street'
  99.                               '5 Elm Street'
  100.  
  101.  
  102. The  report would see the first space in '1103 Elm Street' and would  split ì
  103. out '1103' as the street number and 'Elm Street' as the street  name.   All ì
  104. records would then be sorted first by street name, then by street number.
  105.  
  106.                    ==╜  Notσ oε logiπ oµ Optioε 17║  ===
  107.  
  108. Iε thi≤ "ModifieΣ compan∙ nameó Report¼á thσ prograφ create≤ aε inde°á tha⌠ ì
  109. display≤ thσ name≤ iε thσ orde≥ oµ compan∙ name¼ unles≤ i⌠ detect≤ tha⌠ thσ ìècompan∙á namσ i≤ thσ samσ a≤ thσ firs⌠ anΣ las⌠ namσ placeΣá together«á  Iε ì
  110. thi≤ case¼á i⌠ place≤ thσ applicablσ recorΣ iε thσ orde≥ oµ thσ las⌠á name¼ ì
  111. witΦ thi≤ tex⌠ displayeΣ iε thσ record:
  112.  
  113.                              [Indexed as Sax]
  114.  
  115.  
  116.                                ==============
  117.                                |  OPTION 2: |
  118.                                ==============
  119.  
  120. Option  2  generates  one report from the Activity  file.  You  have  eight ì
  121. selections to choose from:
  122.  
  123.                   1   = Activity report sorted by Company Name, no Form Feed
  124.                              [without address]
  125.                   2   = Activity report sorted by date activity created
  126.                   3   = Activity report sorted by city, then date created
  127.                   4   = Activity report sorted by state, then date created
  128.                   5   = Activity report sorted by zip, then date created
  129.                   6   = Activity report sorted by Area Code, then date created
  130.                   7   = Activity report sorted by Company Name, with Form Feed
  131.                   8   = Activity report sorted by Company Name, no Form Feed
  132.                                         [with address]
  133.                   9   = Activity report sorted by callback date, if any.
  134.  
  135. Selection≤ ▒ anΣ ╖ arσ similar«á  Selectioε ▒ wil∞ ruε al∞ record≤ togethe≥ ì
  136. oεá ß page¼á whilσ numbe≥ ╖ issue≤ ß forφ feeΣ t∩ thσ printe≥ ever∙ timσá ß ì
  137. ne≈ compan∙ groupinτ oµ activit∙ record≤ appear.
  138.  
  139. Selection≤ ▒ anΣ ╕ arσ thσ samσ report¼ excep⌠ tha⌠ repor⌠ onσ exclude≤ thσ ì
  140. addresse≤ whilσ repor⌠ eigh⌠ include≤ them.
  141.   
  142. Repor⌠á numbe≥ ╣ display≤ thosσ activit∙ record≤ tha⌠ havσ ß callbacδá datσ ì
  143. anΣ onl∙ those¼ witΦ thσ mos⌠ recentl∙ scheduleΣ callbacδ first«   Activit∙ ì
  144. record≤á withou⌠á ß callbacδ datσ arσ excludeΣ froφá thi≤á selection«á   Iε ì
  145. repor⌠ 9¼á thσ datσ rangσ yo⌡ selec⌠ iε Optioε 3¼á iµ any¼á refer≤ t∩ thosσ ì
  146. date≤ wheε thesσ record≤ wherσ firs⌠ entered«    A⌠ thi≤ selection¼ yo⌡ caε ì
  147. selec⌠ als∩ b∙ thσ datσ rangσ oµ thσ callbacδ itself« 
  148.  
  149.  
  150.                                ==============
  151.                                |  OPTION 3: |
  152.                                ==============
  153.  
  154. Option 3 is to change the start or stop date of the summary. It defaults to 
  155. these dates:
  156.  
  157.    START DATE :'01/01/1901'
  158.    STOP DATE  :'12/12/2999'
  159.  
  160. This  means  that any summaries that you generate will be for  a  999  year ì
  161. period. Let's say that you would like to examine activities for a two  week ì
  162. period, during which you were on the road visiting a Patient.  In that case, ì
  163. go to option 3 and enter the date on which the two week period began as the ìèSTART  date,  and the date on which the two week period ended  as  the  END ì
  164. date.  Now your reports will reflect just that two week period.
  165.  
  166. [Note:   The  date  selection  feature  refers  to  when  the  records  was ì
  167. originally entered into the system.]
  168.  
  169.  
  170.                                ==============
  171.                                |  OPTION 4: |
  172.                                ==============
  173.  
  174. 4⌐á  Selec⌠ ou⌠ an∙ comment¼á city¼á state¼á zi≡ o≥ Patien⌠ fo≥á report[s]«  ì
  175. Thi≤ wil∞  allo≈  yo⌡ t∩ selec⌠ an∙ worΣ o≥ phrasσ a≤ ß basi≤ fo≥  creatinτ  ì
  176. reports«á   Whateve≥  commen⌠  yo⌡ select¼á thi≤ criteriß wil∞  bσ  applieΣ  ì
  177. t∩ option≤ ▒ o≥ ▓ iε thi≤ menu.
  178.  
  179.                                ==============
  180.                                |  OPTION 5: |
  181.                                ==============
  182.  
  183.                         Category Consolidation:
  184.  
  185. At  this option,  you can base your reports on either a range of categories ì
  186. or a list of non-continuous individual categories .    For example,  if you ì
  187. had selected a range,  then you could combine all records from categories 1 ì
  188. through 50.   You can select any size range,  from a range of 50 to a range ì
  189. of 50,000 categories.    If you had selected to input a non-continuous list ì
  190. of categories, then you could enter up to 200 categories for consolidation, ì
  191. such as to combine categories 10, 11, 15, and 20.
  192.  
  193. Note  that  this Category Consolidation logic is available in  these  three ì
  194. locations in the program:
  195.                    
  196.                    'Reports for Patients and Activities' 
  197.                      [Main Program Menu, Selection 3]
  198.                      -----> where you are now <-------  
  199.  
  200.                             'Appointments Menu'                          
  201.                      [Main Program Menu, Selection 7]
  202.  
  203.                'Base Station/Remote Site Consolidation Menu'
  204.                      [Main Program Menu, Selection 9]
  205.  
  206.  
  207.  
  208.                                ==============
  209.                                |  OPTION 6: |
  210.                                ==============
  211.  
  212.  
  213. Thi≤  optioε  wil∞  inser⌠  thσ mem∩ fielΣ int∩ thσ  report≤  generateΣ  b∙ ì
  214. option≤ ▒ anΣ 2«   Oncσ selected¼  yo⌡ caε specif∙ thσ numbe≥ oµ character≤ ì
  215. brough⌠ int∩ thσ repor⌠ froφ eacΦ memo.
  216.  
  217. è
  218.                                ==============
  219.                                |  OPTION 7: |
  220.                                ==============
  221.  
  222.         "7)  Create 'cascading'  Report [multi-level,dynamic sort]"
  223.                                [Patient File]
  224.  
  225.  
  226. With  this  selection,  you can define the number of sorts in a report  and ì
  227. enter  those selected in any order you wish.    Here is the order of  sorts ì
  228. and the codes as displayed within option 7:
  229.  
  230.  
  231.  
  232. =========================================================================
  233.                                                                           |
  234. In selecting the order of sorts, observe the following codes:             |
  235.                                                                           |
  236. 0 = sort list completed  [entered last]         6 = sort by phone
  237. 1 = sort based on company name [no Form Feed]   7 = sort by state
  238. 2 = sort by last name                           8 = sort by zip code
  239. 3 = sort by first name                          9 = sort by 'referred by'
  240. 4 = sort by city                               10 = sort by address, line 1
  241. 5 = sort by category                           11 = sort by priority      |
  242.                                                12 = sort by company name  |
  243.                                                     [with Form Feed]      |
  244. =========================================================================
  245.  
  246. Let's say that you want list all records by state.   Within each state, you ì
  247. wish  to see the zip codes in ascending order.   To create this  you  would ì
  248. select these two codes: '7' then '8'.
  249.  
  250. The  program  then creates a 'cascading' index and gives you the option  to ì
  251. either print or to send to 'VIEW.TXT'.  
  252.  
  253. Another  example would be if you want to see all  priorities.  Within  each ì
  254. priority, let's say, would be ordered all zip codes.  Within each zip code, ì
  255. in  turn,  would  be records sorted by first name.   Here are the codes  to ì
  256. enter, and in this order:
  257.  
  258.                       '11', then '8', followed by '3'
  259.  
  260.  
  261. Upon  completing this selection,   you can also invoke the Counter  option, ì
  262. whereby you identify and count how many items are within any one sort.
  263.  
  264.  
  265.  
  266.                                ==============
  267.                                |  OPTION 8: |
  268.                                ==============
  269.  
  270.  
  271.                          "8)  Graph date of entry"è
  272.  
  273. You  can  select  a graphical image of the data of entry for the  two  main ì
  274. files.
  275.  
  276. Your choices are:
  277.  
  278.                 1 = Patient file
  279.                 2=  ACTIVITY file
  280.  
  281. Option 8 displays a graphics image of bars and symbols to show you what the ì
  282. date of entry was for records you had entered for any 14 day period.
  283.  
  284. This option is intended as display-only, unless you have a graphics printer ì
  285. to which you "dump" the image by pressing [SHIFT] [PRINTSCREEN].
  286.  
  287.